主旨：自即日起，需「強制結案」之「簽」及「函稿」，請依說明辦理。
依據：109學年度第1次內部控制委員會議決議辦理。
說明：
一、為簡化本校教職同仁在使用公文系統時誤創公文、重複發文或簽呈需強制結案，公文串簽狀態下，無須送特殊需求申請表，即可由承辦人自行結案，說明如下：
（一）需強制結案的「簽」，狀態分為2種：
1.在單位內的簽（尚未會辦其他單位）：公文流程還在單位內的公文，請單位主管(註)直接決行後，系統會自動擲回，創簽者敘明不需上簽理由，逕行結案。
2.已至會辦單位的簽：如公文流程已到會辦單位，請會辦單位承辦人直接退文到創簽者所屬單位主管(註)，並請單位主管直接決行不需上簽後，系統會自動擲回，創簽者敘明不需上簽理由，逕行結案。
※單位主管(註)：
◎教學單位：院長、通識教育中心
◎行政單位：六長、會計室主任、人事室主任、稽核室主任、安環室主任、教學發展中心主任、推廣教育中心主任、大學社會責任辦公室主任、校務研究辦公室執行秘書、秘書室主任秘書
（二）需強制結案「函稿」，狀態可分為2種：
1.長官已決行：請創稿者於簽核意見中說明不需發文理由後傳送至公文收發，由公文收發人員進行結案。
2.公文流程進行中：創稿者請先電話告知秘書室，由秘書室主任秘書決行不需發函後，系統自動擲回創稿者，創稿者簽註說明不需發文理由後，傳送至公文收發，由公文收發人員進行結案。
二、公文在並簽狀態，無法退文，須填寫特殊需求申請表-勾選「強制結案」，核章後送至秘書室由收發人員協助進行結案。
三、以上說明，詳見流程圖(如附件)，如有相關疑問，請洽秘書室筑婷、淑娥，分機1116、1134。
